Obrigatório emitir faturas eletrónicas – já preparou a sua empresa?

A sua empresa já está preparada para em 2019 emitir faturas eletrónicas? A legislação europeia veio obrigar Portugal e os restantes países da comunidade à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública. É uma obrigação que está prestes a tornar-se numa realidade efetiva. Ou seja, deve ser implementada já a partir do próximo dia 1 de janeiro de 2019 tanto os fornecedores como as entidades da Administração Pública. Todos devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

De acordo com o Código dos Contratos Públicos, as regras em Portugal foram antecipadas alguns meses. Trata-se de uma imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros e por isso deve preparar a sua organização.

O sistema de faturação eletrónica impõem-se assim como uma obrigação legal para todo o tipo de fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias. No entanto, não podemos encará-lo como mais um requisito que devemos cumporir. Devemos olhar para esta alteração como mais uma oportunidade para agilizar os processos de faturação e a redução dos seus custos inerentes.

A evolução é inevitável e incontornável e já começou a ser implementada mesmo antes da imposição legal. De acordo com a European E-Invoicing Service Providers Association já em 2016, foram processadas 1035 milhões de faturas eletrónicas Business-to-Business e Business-to-Government.

Por isso, a partir do próximo ano, o modelo de fatura eletrónica a utilizar vai ser igual em toda a UE. E agora? A sua empresa também é fornecedora de entidades públicas? Então nesse caso, também vai estar abrangida pelas novas regras de faturação.

O Informatico.pt criou este artigo para tentar esclarecer algumas dúvidas sobre a fatura eletrónica. Será uma forma de tentar preparar atempadamente os leitores em geral e os clientes em particular para o cumprimento da lei.


O que é uma fatura eletrónica?

Segundo a definição da UE, uma fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”. Esta descrição faz parte da Diretiva 2014/55/EU, que define o carácter obrigatório do sistema de faturação eletrónica para os contratos públicos, já a partir de 2019.

De facto, para a legislação europeia, enviar um e-mail a um cliente com uma fatura em formato PDF não é suficiente para que a mesma seja considerada fatura eletrónica. A UE exige que os dados sejam tratados de acordo com uma estrutura previamente definida pelo modelo standard europeu. Depois a fatura deve ser enviada automaticamente do sistema do vendedor para o sistema do comprador. Ou seja, a fatura passa a ser importada diretamente para o sistema da entidade pública, sem a necessidade de uma intervenção manual.

Porém, pode existir uma forma visual de consultar a fatura, como por exemplo através de uma imagem digital ou de um documento PDF. Este tipo de consulta pode existir com o objetivo de ser mais compreensível ao utilizador. Mas trata-se apenas de mais um complemento à transmissão eletrónica dos dados da faturação. Ou seja, não faz parte do objetivo principal desta nova legislação.


Uma fatura em PDF é uma fatura eletrónica?

Não, de acordo com legislação europeia, se a sua empresa está a enviar faturas em PDF aos clientes, não possui um sistema de faturação eletrónica.

Mas o envio de faturas em formato PDF aos clientes não é a única situação que está fora do âmbito da faturação eletrónica ou eInvoicing. De acordo com a nova legislação europeia, alguns documentos, apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital, não são considerados faturas eletrónicas, tais como:

  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

 

Também deve ter em atenção que não basta enviar as faturas eletronicamente para o sistema do seu cliente. Se não seguir o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, não estará a cumprir com a Diretiva.

Aliás, deve ter isso em conta para que, a partir de 2019, possa continuar a fornecer bens e serviços à Administração Pública. Deve seguir as novas regras europeias e quer em Portugal quer nos restantes Estados-Membros adaptar o seu sistema para a faturação eletrónica.


Quando entra em vigor a nova legislação?

A Diretiva 2014/55/EU já está em vigor desde 2014 e impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de contratação pública em toda a União Europeia.

Mas os prazos-limite para a aplicação efetiva e obrigatória destas novas regras são os seguintes:

Prazos específicos para Portugal:

  • Até 31 de dezembro de 2018: termina no final deste ano o período previsto para a transição e atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017). De facto esta data antecipa a transposição da Diretiva 2014/55/EU. Mas depois dessa data, ou seja, a partir de 1 de janeiro de 2019 irá aplicar-se obrigatoriedade a todos os intervenientes. Resumindo, a partir de Janeiro de 2019 todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato eletrónico.

Para facilitar o processo de transição e preparar a Diretiva, as autoridades nacionais têm a decorrer um projeto piloto desde 2015.

 

Prazos gerais previstos na Diretiva Europeia:

  • Até 18 de abril de 2019: é a data limite que os restantes Estados-Membros têm para implementarem a nova legislação nos seus processos de contratação pública. De facto, esta data incluiu um período de 18 meses depois da publicação da norma europeia para uniformizar o modelo a seguir pelos diferentes países.
  • Até 18 de abril de 2020: é a data concedida às entidades públicas regionais ou locais para poderem aplicar a Diretiva europeia. No entanto, este adiamento só é válido para os Estados-Membros que pedirem esta opção a quando da transposição nacional da Diretiva.

O que deve constar da fatura eletrónica?

Em relação ao Código de Contratos Públicos, e de acordo com o Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, as faturas eletrónicas devem conter obrigatoriamente os seguintes dados:

  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Totais da fatura.

Os que precisarem de mais informação, como por exemplo os informáticos, podem consultar o Decreto-Lei nacional que indica o modelo de fatura eletrónica a seguir. O modelo adoptado deve estar de acordo com o estabelecido pela norma europeia respetiva. É um modelo elaborada pelo CEN – Comité Europeu de Normalização e que foi enquadrado para Portugal pelo IPQ – Instituto Português da Qualidade.

Nessa norma pode encontrar o modelo semântico dos dados a adotar, ou seja a informação que a fatura contém. Além disso, a norma tem a lista de sintaxes com o formato ou a linguagem usada para a transmissão da fatura. De facto, o modelo standard, possui elementos comuns aplicáveis a todos os Estados-Membros e países. Possui aspectos legais que refletem exigências específicas como por exemplo, a taxa de IVA nacional, local ou setorial.

As empresas têm de saber todos os pormenores desta norma europeia?

Não obrigatoriamente, desde que o seu programa de faturação esteja preparado para responder a estas exigências comunitárias. Ou seja, não precisa de conhecer os pormenores da legislação, se o seu programa conseguir gerar e transmitir faturas no formato correcto.

No entanto, vale a pena ressaltar que a norma europeia tem em consideração as necessidades das PME. Além disso respeita o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e pode ser integrada facilmente com o seu software de gestão.


A legislação só tem impacto nas entidades públicas?

Não. Como as novas regras se aplicam a todo o tipo de faturação relacionada com a contratação pública, todos os seus fornecedores têm de se adaptar. De facto, a norma europeia foi criada para poder ser utilizada tanto pela Administração Pública como pelas empresas privadas. E concebida como Business-to-Government, Government-to-Governmente Business-to-Business.


A minha empresa está abrangida pelas novas regras?

Assim como as autoridades e entidades públicas, se a sua empresa possui contratos públicos então está abrangida pelas novas regras da faturação eletrónica. Portanto, quer seja emissora ou recetora de faturação, os seus sistemas devem estar prontos para exportar ou importar este tipo de documentos.

No entanto, existe uma única exceção, que foi autorizada pela Diretiva comunitária e pelo Decreto-Lei português. A execução vai para todos os contratos públicos declarados como secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.


Quais as vantagens da fatura eletrónica?

De facto, as novas regras europeias procuram uniformizar os sistemas de faturação da contratação pública europeia. Pretendem sobretudo simplificar os contratos transfronteiriços.

“Na ausência de uma norma comum, os Estados-Membros decidem, quando promovem ou tornam obrigatória a utilização das faturas eletrónicas nos contratos públicos, desenvolver as suas próprias soluções técnicas com base em normas nacionais distintas”, explica a Diretiva comunitária, acrescentando que “a multiplicidade de normas não interoperáveis dá origem a uma excessiva complexidade, bem como a uma insegurança jurídica e a encargos adicionais de exploração para os agentes económicos que utilizam faturas eletrónicas nos Estados-Membros”.

Por isso deve começar já por garantir que cumpre com a legislação, implementando a faturação eletrónica na sua empresa. Isso irá permitir-lhe simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade dos seus processos internos. Mas o melhor é que irá conseguir diminuir os custos e os recursos que utiliza na sua empresa.

A poupança é real, pelo menos de acordo com a Vortal, que é uma empresa especialista em plataformas de contratação pública eletrónica. Segundo eles, as faturas eletrónicas podem representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio.

Além disso existem outras vantagens importantes, nomeadamente no que diz respeito ao tempo de recebimento. Isto porque, como o envio da fatura é eletrónico e o tratamento de dados é automático, o novo sistema proporciona um pagamento mais rápido.


O novo modelo de fatura eletrónica é flexível?

De facto, trata-se de um tema bastante importante para as empresas e entidades públicas. Sobretudo devido ao carácter muito específico de alguns contratos, quer a nível setorial quer mesmo porque são resultado de acordos bilaterais.

Para conseguir resolver várias situações específicas da contratação pública, a comissão europeia criou duas componentes distintas na faturação eletrónica. Assim, a nova norma prevê uma componente base (CORE) e duas variações possíveis. Mostramos a seguir as principais diferenças:

CORE – informação standard:

Obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias.

CIUS – Core Invoice Usage Specification:

Versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções. Serve por exemplo para limitar as formas de pagamento a uma opção específica. Por isso, para evitar problemas de interoperabilidade, é recomendável aos compradores receberem faturas com o CORE na sua forma completa. Ou seja, sem limitarem as opções ou então adotarem as normas mais utilizadas para facilitarem a integração.

Extensões:

Também podem ser acrescentados novos elementos não previstos no modelo standard. Pode acontecer sobretudo como resultado de um acordo bilateral entre o fornecedor e o cliente. Apesar de serem possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por esse motivo, a Comissão Europeia sugere que as entidades públicas estejam prontas para receberem também o modelo standard. Ou seja, não devem limitar a receção de faturas eletrónicas a um modelo específico com extensões.

Mas para mais informação sobre estas três variantes, pode consultar a seguir consulte o vídeo explicativo da Comissão Europeia:

 


Como funciona o novo sistema de faturação eletrónica?

Portugal adotou um modelo baseado na Diretiva 2014/55/​​EU e tornará obrigatória a faturação eletrónica com todas as suas administrações públicas a partir de janeiro de 2019. Foi o que foi especificado no Decreto-Lei n.º 111-B / 2017 de 31 de agosto no artigo 9º. No entanto, a faturação sistemas diferentes daqueles previstos no artigo 299B do Código de Contratação Pública, ainda podem ser utilizados até 31 de dezembro de 2018.

O artigo 299B do Código dos Contratos Públicos, relativo à facturação electrónica, estabelece que, a partir de 1 de Janeiro de 2019, apenas poderá ser utilizado um modelo de facturação electrónica no domínio dos contratos públicos. Além disso, devem ser utilizados padrões comuns já aprovados pela União Europeia.

Quando é que não se exige a faturação eletrónica?

As faturas eletrónicas não serão exigidas quando se tratar da execução de contratos declarados em sigilo ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

O sistema português de Faturação Eletrônica com a Administração Pública (FE-AP) terá um portal de faturação eletrónica para todas as entidades públicas (Central, Local, Regional e Comercial). É um portal baseado num modelo totalmente desmaterializado capaz de interoperar com sistemas ERP, gestão e arquivo de documentos. Também permitirá a desmaterialização do processo de validação da fatura, a verificação de dívidas à Autoridade Tributária, Segurança Social e a integração automática com sistemas de relatórios.

Este modelo já existe em outros países europeus, como Espanha, França e Itália. Cada um destes países implementou uma plataforma intermediária para receber e enviar faturas eletrónicas.

O artigo 299B também especifica os recursos que o ficheiro estruturado deve conter:

  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de pagamento;
  • Informações sobre o contratado;
  • Informações sobre o contratante público;
  • Informação sobre a entidade beneficiária, se diferente da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do co-contratado;
  • Referência de contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustes e encargos;
  • Informações sobre os itens da fatura;
  • Total da fatura.

Como funcionam os sistemas eletrónicos de IVA e contabilidade?

A partir de 1 de julho de 2018, os sistemas devem poder registrar as informações necessárias para gerar o ficheiro contabilístico electrónico. As empresas devem declarar eletronicamente todos os movimentos contabilísticos à autoridade fiscal em formato SAFT-PT.

Esta declaração pode ser mensal ou anual e o novo ficheiro contabilístico SAF-PT deve necessariamente incluir os seguintes campos de controlo:

  • Lista de artigos
  • Lista de clientes
  • Lista de fornecedores
  • Sistemas de IVA
  • Transações contabilísticas
  • Saldo de contas

A devolução do IVA no formato SAF-PT deve ser entregue até o dia 25 de cada mês. As autoridades exigem que as faturas e notas de entrega sejam geradas sequencialmente. Também devem passar por um processo de criptografia que inclua uma assinatura electrónica. Deve conter dados relacionados com a fatura anterior e sistemas de controlo do processo de geração de ficheiros.

Para o processo de declaração de documentos electrónicos de transporte, já há muitas soluções que automatizam o processo. Ou seja enviam os dados em tempo real. Através do Webservice para a autoridade fiscal, que depois emite o respectivo código de autorização. O sistema recebe automaticamente o código e inclui-o no documento de transporte. Este código é o que permite o movimento de mercadorias.

Existem por isso, muitas plataformas de faturas eletrónicas. São plataformas que já permitem responder às necessidades das empresas de qualquer área, exigidas pelas autoridades portuguesas. Através de uma única plataforma integrada ao seu sistema de gestão, pode emitir e enviar os documentos electrónicos.

Entre em contato com nossa equipa de especialistas que pode oferecer a solução mais eficiente para sua empresa.


Qual a Legislação sobre a faturação eletrónica?

Desde 1 de Janeiro de 2004, com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro de 2003, as entidades adjudicantes podem receber e tratar facturas electrónicas.

O Decreto-Lei nº 256/2003 regula as condições técnicas para a submissão, processamento e arquivo de faturas eletrónicas. Além disso, recomenda a utilização de facturação electrónica no contexto da simplificação das administrações públicas.

A Lei nº 96/2015 regulamenta o acesso e utilização de soluções de gestão certificadas de contratação pública eletrónica (eProcurement). Estabelece os requisitos e as condições necessários para viabilizar a interoperabilidade com sistemas e plataformas centralizadas públicas.

O Código dos Contratos Públicos regula a utilização de facturas electrónicas em contratos públicos. Realizou-se uma consulta pública em 10 de outubro de 2016 para atualizar este instrumento jurídico, entre outros objetivos, para transpor a Diretiva 2014/55 / ​​UE. O artigo 299°-B determina que todas as entidades adjudicantes só devem receber faturas eletrónicas. Devem estar  em conformidade com a norma europeia sobre faturação eletrónica.


Qual a plataforma de faturação e as soluções de gestão?

De acordo com o Código dos Contratos Públicos, todos os processos de contratação pública devem, preferencialmente, ser efetuados eletronicamente. Os processos de aquisição eletrónica são suportados e geridos por diferentes entidades, utilizando diversos sistemas e plataformas de gestão eletrónica.

Em utilização a partir de 1 de novembro de 2009, o Portal BASE é uma plataforma on-line que permite o processamento de contratos no contexto da contratação pública, tanto nos processos pré e pós-adjudicação. Esta plataforma é gerida pela entidade pública Instituto dos Mercados do Imobiliário e da Construção (IMPIC). Foi desenvolvida pelos prestadores de serviços Full IT e pelo Instituto de Novas Tecnologias.

O que se pode encontrar no novo portal?

A informação disponibilizada através deste portal é o resultado da ligação entre a publicação de concursos (comunicados pela Imprensa Nacional – Casa da Moeda), as diferentes soluções de gestão de eProcurement públicas certificadas e as entidades adjudicantes. Os principais objetivos da plataforma são os seguintes:

  • Centralização de informações e procedimentos em contratos públicos;
  • Divulgação de propostas e outros procedimentos de contratação;
  • Divulgação de conteúdos técnicos e legislação relevante; e
  • Aumento da transparência, permitindo a divulgação de informações sobre gastos públicos.

A Plataforma Eletrónica de Compras , gerida pela Entidade de Serviços Partilhados de Administração Pública (eSPap) é desenvolvida pela prestadora de serviços Vortal . É uma plataforma online central que gere os processos públicos de contratação electrónica. Inclui a faturação eletrónica , no contexto dos contratos estabelecidos pela eSPap . Esta plataforma foi desenvolvida numa abordagem de serviços partilhados com os seguintes objetivos:

  • Garantir a qualidade e entrega de serviços com a integração, otimização e harmonização de processos;
  • Reduzir os custos operacionais, partilhando soluções comuns e reduzindo os esforços administrativos; e
  • Partilhar informações, recursos e ferramentas entre as administrações públicas.

Como serão recebidas e processadas as faturas eletrónicas?

As autoridades públicas centrais, regionais e locais podem utilizar a plataforma Portal BASE para processar contratos no contexto de contratos públicos. Este portal interliga soluções de gestão de procedimentos electrónicos públicos. Processam as etapas administrativas em todos as etapas das compras públicas, incluindo a faturação eletrónica. Estas soluções de gestão eProcurement públicas são operadas por diferentes prestadores de serviços sob a licença do IMPIC. São supervisionadas pelo Centro de Gestão da Rede Informática do Governo (CEGER). São tecnicamente credenciadas pelo Gabinete Nacional de Segurança ( GNS ).

Que soluções de gestão existem?

Existem cinco soluções de gestão de procedimentos electrónicos publicos (eProcurement) certificadas que se interligam ao Portal BASE : acinGov , anoGov , ComprasPT , saphetygov e VORTAL Gov. Essas soluções de gestão garantem processos end-to-end. Processos onde as faturas eletrónicas são lançadas, enviadas e arquivadas eletronicamente com integração total com o sistema ERP. As autoridades adjudicantes devem adquirir uma solução de gestão pública eProcurement certificada. Os operadores económicos podem escolher livremente qual a solução de gestão certificada querem utilizar.

No contexto dos serviços partilhados geridos pela eSPap , existem várias plataformas e sistemas em funcionamento para gerir os processos públicos de contratação pública eletrónica. Quer a nível das autoridades centrais, regionais e locais:

Na fase piloto para a implementação da Diretiva 2014/55/​​UE, a plataforma de serviços partilhados Plataforma Eletrônica de Compras permite aos fornecedores o envio de faturas eletrónicas. Ou seja, podem enviar faturas no formato exigido para as autoridades contratantes centrais, regionais e locais via eSPap que depois as valida, processa e arquiva.


Onde posso encontrar mais informação?

O Instituto Português da Qualidade (IPQ) criou um comité técnico para o acompanhamento das atividades realizadas a nível europeu pelo Comité Europeu de Normalização (CEN) e pela Comissão Europeia. Este comité reúne entidades públicas e privadas para apoiar e preparar o cumprimento da Diretiva 2014/55/​​UE e da norma europeia sobre faturação eletrónica. É constituído por entidades públicas e privadas como a GS1 Portugal, a Associação Portuguesa de Gestores de Serviços TI, entre outras 20 entidades.


Dados técnicos sobre a Facturação electrónica em Portugal

Responsável: Ministério das Finanças
Legislação: Código de Contratação Pública ( Código dos Contratos Públicos ) está actualmente a ser revista para transpor a Diretiva 2014/55/​​UE
Obrigatório para: Apresentação: operadores económicos

Recebimento e processamento: autoridades centrais, regionais e locais

Padrões:
  • UBL 2.0
  • XML-GS1
Plataformas:

Conclusões:

Pronto, agora já está a par das novas normas sobre o novo processo de faturação para os contratos públicos. Por isso, é melhor começar a preparar a sua empresa para as mudanças que aí vêm. São normas impostas pela comunidade europeia. Deve começar já a contactar os seus clientes na Administração Pública e os seus parceiros tecnológicos.

Lembre-se que, a partir de 1 de janeiro de 2019, a sua solução de faturação eletrónicajá deve estar preparada. Só assim é que vai conseguir emitir e exportar faturas eletrónicas. Vai ver que o seu processo de faturação vai ganhar velocidade – e o seu negócio também.


Já tinha conhecimento desta nova legislação sobre faturação eletrónica?

Deixe um comentário com as suas dúvidas ou observações.

 

António Almeida

António Almeida

Licenciado em engenharia Informático e Telecomunicações, mestre em Sistemas e Tecnologias de Informação e doutorando em Informática é um apaixonado por todo o tipo de tecnologia. Apostava na troca de informações e acaba de criar uma rede de informáticos especialistas interessados em tecnologia.

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