Erros tecnológicos

Todos sabemos que as pequenas tarefas podem somar-se rapidamente e duplicar de tamanho. E-mails que não se respondem dentro do tempo e algumas tarefas administrativas que demoram mais que o previsto, por exemplo, deixam-nos pouco tempo para podermos lidar com coisas mais relevantes e que pedem mais tempo e maior dedicação. É muito comum tentarmos ignorar ou evitar problemas relacionados com a tecnologia porque aparentemente são complexos. Um pequeno contratempo tecnológico pode levar à perda de dados críticos, falha de hardware ou violação de segurança.

Porque temos de aprender da maneira mais difícil? Se tivermos as informações corretas para evitarmos essas armadilhas podemos proteger-nos e prevenir eventos catastróficos. Continue a ler e veja os principais erros cometidos actualmente relativamente às tecnologias de informação.
 

1º ERRO: Desprezar o backup

Cerca de 70% das pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano. Não quer dizer que a perda de dados sozinha cause a falência das empresas, mas a questão é que a perda de dados é cara e a recuperação pode ser extremamente demorada. Para se ter uma ideia, pode-se levar 19 dias e gastar 17.000 dólares para recriar apenas 20 MB de dados de contabilidade e de vendas perdidos, e 42 dias e 98.000 dólares para restaurar dados técnicos de engenharia que se perderam. Já para não falar na perda de produtividade e de receitas, juntamente com os danos à reputação da empresa quando deixa de conseguir respeitar os prazos ou cumprir as obrigações.

Como observa Jim Gutman, um profissional dono de uma franquia da GEEK, os dados estão sempre em risco: “A questão não é se (a perda de dados) irá acontecer, mas quando”, afirma ele. Talvez seja assim porque, de acordo com um levantamento conduzido pela Contingency Planning & Strategic Research Corp., não são feitas cópias de segurança regulares em cerca de 95% dos postos de trabalho das empresas . Então, a pergunta é, se perda os dados, tem um plano de backup?

Se o computador tiver o Windows 7 Professional, já possui proteção interna. Basta apenas configurar as tarefas de Backup e Restauro, e o computador fica automaticamente protegido. Seleciona-se quais os ficheiros, pastas, bibliotecas e unidades que se precisa de backup — e em que intervalos — e o recurso funcionará automaticamente. Também pode decidir se quer armazenar os dados em um local da rede, em armazenamento anexado à rede ou em outro computador da sua rede.

 

2º ERRO: Poupar na segurança

“A Web tornou-se num vector de ataque”, afirma o director de um estudo de uma empresa de desenvolvimento de software líder em segurança. Computadores desprotegidos podem ficar infectados em 8 segundos depois de ligados à Internet, de acordo com um relatório da BBC.

Evidentemente, os custos com um computador vulnerável estendem-se muito além da despesa inicial de recuperação. Defrontamo-nos o tempo necessário para apagar o vírus e o tempo para examinar os restantes computadores. Tudo isto aumenta a inactividade desgastante tanto para os utilizadores como para as organizações.
Já pensou no que aconteceria se os dados (como as informações confidenciais dos clientes) ficassem comprometidos? De acordo com um estudo, 30% das empresas que sobreviveram afirmaram que o principal objectivo da violação de segurança era arruinar por completo o negócio. Para piorar ainda mais a situação, também podemos ser responsabilizados pelas perdas de informação de terceiros mesmo ser sermos directamente responsáveis.

O Windows 7 Professional, oferece um sistema de criptografia avançada de dados com o Encrypting File System (EFS). Quando se protege uma pasta com este recurso, todos os ficheiros guardados ou criados nessa pasta serão automaticamente criptografados — e se utilizadores não autorizados conseguirem aceder ao seu computador, não serão capazes de recuperar os seus ficheiros protegidos.

 

3º ERRO: Não controlar o que nos pertence

Consegue rapidamente dizer quantas licenças de software ou quantos computadores possui? Se for como a maioria das das pessoas, mas sobretudo dos pequenos empresários, provavelmente a resposta é “não” o que pode causar sérios problemas, como a incapacidade de reunir as condições para obter um empréstimo ou outro financiamento (a maioria dos empréstimos das pequenas empresas é garantida pelos activos do negócio), ou simplesmente não ser capaz de estimar custos de forma precisa ou planear uma actualização dos sistemas operativos dentro de um tempo razoável.

Para muitas empresas baseadas em serviços, como por exemplo aquelas que trabalham no mercado financeiro, a área jurídica ou de inspecção médica, possuem medidas regulamentares que permitem que os proprietários do negócio controlem melhor os activos e as infraestrutura de rede. Como Jane Disbrow, analista da Gartner, afirma: “Se não sabe em que local estão os seus portáteis e o seu software, como pode dizer aos agentes reguladores que as informações dos clientes são mantidas em privacidade?”

A gestão dos activos é uma tarefa crítica para as pequenas empresas. Dependendo do tamanho, há uma série de abordagens, desde o simples uso de uma folha de calculo para acompanhar os activos, até investir num programa que permita facilmente reunir, classificar e actualizar o inventário crítico do negócio.

Quando tiver todos os dados certos compilados e armazenados, lembre-se de fazer um backup e encripta-los para uma segurança adicional e uma fácil recuperação.

 

4º ERRO: Deixar de nos adaptar à tecnologia

Escolher a tecnologia certa nem sempre é simples, mas o tempo que se gasta a escolher será compensador. Tudo começa com um entendimento fundamental do que é necessário para se realizar as tarefas da forma mais rápida e eficaz possível. Quanto poder de processamento realmente precisamos? Quais são os recursos mais importantes do portátil que iremos comprar? Um touchscreen ajudará a realizar o trabalho mais rapidamente e assim economizar tempo e dinheiro?

Como Brian Roach, presidente e CEO da Evolve Technologies sugere, “Comprar um equipamento é como comprar uma casa.” Ele diz isso porque as compras de produtos tecnológicos são investimentos importantes e requerem uma análise criteriosa não apenas dos custos, mas também de como os benefícios irão ajudar a maximizar a produtividade. Por exemplo, designers gráficos podem achar que mais poder de processamento, elementos gráficos de alta tecnologia e mesmo telas sensíveis ao toque valem o que custam, enquanto que uma empresa de serviços financeiros pode optar pelo poder de processamento e por um disco rígido maior, mas ignorar os elementos gráficos e os touchsreens.

Pode aproveitar os fóruns e algumas ferramentas que o ajudam a entender as opções disponíveis de forma a facilitar a tomada de decisões mais fundamentadas.

 

5º ERRO: Desperdiçar tempo com formação ineficiente

Possuir a tecnologia certa é importante, mas se a equipa não tiver o formação adequada para executar as tarefas rotineiras, a produtividade pode ficar comprometida e os clientes podem não receber o tipo de suporte e serviço que precisam.

E como o formação demora um certo tempo, pode tornar numa coisa menos prioritária. De acordo com um artigo da Tech Republic, “Estima-se que o pessoal de escritório conheça menos de 20% dos recursos disponíveis das aplicações que utiliza. Isso significa que 80% dos recursos que economizam tempo, das funções que reduzem custos não são utilizadas.” Quando um novo funcionário é entra numa empresa, o problema agrava-se, já que há muito para ensinar num curto espaço de tempo.

O Windows 7 Professional é um sistema operativo intuitivo, fácil de aprender para utilizadores novos, o que significa que pode fazer uma transição transparente de outro sistema operativo anterior.

 

6º ERRO: Ter uma mentalidade ‘instale e esqueça’

Provavelmente leva o carro para fazer trocas regulares de óleo, mas será que lida com a tecnologia com o mesmo tipo de manutenção? Mesmo as tecnologias mais poderosas precisam de uma contínua atenção para garantir o máximo desempenho — e são necessários apenas poucos minutos de manutenção para manter os sistemas a funcionar sem problemas.

Para prevenirem problemas inevitáveis por se ignorarem ou evitarem actualizações do computador, é melhor executar-se semanalmente a actualizações de todos os software incluindo o antivírus. Crie pontos de restauro e faça backup regularmente dos documentos. É também uma boa ideia limpar o cache do navegador, excluir mensagens de email antigas e executar o Desfragmentador de Disco e a Limpeza de Disco todos os meses para aumentar o desempenho do computador.

 

7º ERRO: Hesitar para pedir ajuda

Há muitos problemas de TI que pode resolver sozinho de forma bastante rápida. Mas algumas situações, como optimizar a compra das principais tecnologias ou a reparação de equipamento defeituoso, podem requerem mais tempo e energia do que pode prever. Assim, como pode determinar o momento certo para recorrer ao suporte profissional de TI?

Quando a correcção de um problema de TI parecer que vai demorar mais tempo do que gostaria ou simplesmente quer ter a certeza de que os sistemas vão ser configurados ou reparados da maneira mais correcta, é uma boa altura para pedir ajuda. A erradicação de vírus e spyware de computadores infectados, por exemplo, pode ser uma tarefa mais apropriada para profissionais.

Se enfrenta um desafio tecnológico complexo, um consultor profissional pode ajudar a economizar minutos, horas, ou mesmo dias. Um profissional qualificado de TI é especialista em identificar e solucionar problemas complexos rapidamente, pode determinar os investimentos apropriados em hardware e software e inserir serviços pró-activos de monitorização e manutenção para minimizar ou eliminar o tempo de inactividade.

 

8º ERRO: Usar vários fornecedores e sistemas operativos

De acordo com a IDC (International Data Corporation), 36% das empresas sobreviventes contam com dois ou mais sistemas operativos o que requer muito mais trabalho para os gerir.  A empresa do estudo indica que aqueles que padronizam não só os sistemas operativos como o hardware e o software possuem “os mais altos níveis de retorno sobre o investimento” e menos custos associados a formação, instalação de actualizações e gestão de sistemas.

Até certo ponto, deve-se ao facto de que a resolução de problemas em sistemas diferentes  requer mais investigação sobre cada problema. E precisar substituir componentes de hardware terá de procurar as facturas para determinar quais as peças que cada sistema necessita e isso, evidentemente, gasta tempo que poderia utilizar melhor com actividades mais produtivas.

Não significa que seja preciso actualizar todo o seu sistema de hardware e software de uma só vez, mas quando realmente se actualizar os computadores, “temos que nos certificar que compramos apenas computadores de classe executiva, e sempre do mesmo modelo”, afirma o guru de suporte de TI, Michael Cooch. É também prudente usar o mesmo sistema operativo e os mesmos pacotes de aplicações em todos os seus computadores, de forma a que todos os funcionários tenham acesso ao mesmo conjunto de ferramentas. Assim, se qualquer problema surgir, poderemos solucioná-lo de uma só vez .

 

9º ERRO: Adiar a substituição do hardware

A tecnologia, assim como tudo o resto, possui um ciclo de vida determinado.  É por isso que um relatório indica, “Os contabilistas geralmente amortizam os computadores depois de três ou quatro anos.” Depois disso, o hardware está propenso a falhas e adiar a sua substituição pode realmente acabar por custar mais do que a compra de um novo equipamento.

Darin Stahl, analista do grupo Info-Tech Research, sugere que adiar as actualizações tecnológicas pode parecer uma escolha prudente, mas que “realmente tem um custo elevado.” Consideremos o estudo conduzido pela Tech Aisle, que indica que o custo de manutenção dos computadores novos pode ser até 150% menor que o de computadores mais antigos — ainda que 40% dos computadores das pequenas empresas tenham mais de três anos de utilização.

Com software mais moderno executado em hardware mais recente, haverá benefícios na velocidade de processamento mais tranquilo que resultará em mais tempo, flexibilidade e produtividade para as organizações.

 

10º ERRO : A falta de um plano de emergência

O que aconteceria se perdesse os ficheiros de contas a receber, ou se a lista de contactos fosse destruída? Um contratempo tecnológico arruína para sempre um negócio?

A falta de planeamento é citada como uma das principais razões da falência das pequena empresa, de acordo com a SBA e a SCORE. Inclui-se tanto a preparação para um desastre como o planeamento para a recuperação e o crescimento. É por isso que é importante saber quais as perdas que seriam mais prejudiciais às actividades, já que o conhecimento das vulnerabilidades pode ajudar a preparar para eventos inesperados e potencialmente devastadores. Isso engloba não apenas fazer backup dos ficheiros e usar sistemas antimalware, como o Windows Defender, mas também determinar quais os sistemas mais críticos e planear o que fazer se os referidos sistemas forem negativamente afectados, ou quais as tecnologias se pretendem integrar na infraestrutura actual de forma a fornecer suporte à expansão contínua de uma empresa.

Algumas formas de gerir riscos incluem o armazenamento de um segundo conjunto de informações vitais incluindo documentos, folhas de contactos e listas de activos num segundo local externo, o que ajudar como recurso de Backup e assim ajudar a salvar dados críticos em unidade externa de forma a facilmente se poderem restaurar dados que tenham sido involuntariamente apagados ou modificados.

António Almeida

António Almeida

Licenciado em engenharia Informático e Telecomunicações, mestre em Sistemas e Tecnologias de Informação e doutorando em Informática é um apaixonado por todo o tipo de tecnologia. Apostava na troca de informações e acaba de criar uma rede de informáticos especialistas interessados em tecnologia.

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