Como justificar o investimento das empresas nas TI

Dos milhares de empresas que existem em Portugal, grande parte delas são Pequenas e Médias Empresas(PMEs). Representam um fatia considerável do PIB Nacional. Será que estas empresas utilizam realmente as Tecnologias da Informação (TI)? Será que as TI nestas empresas são estruturadas? Será que as TI estão alinhadas com o negócio da empresa? Será que as TI trabalham de forma pro-activa? Existirá algum planeamento e investimento em melhorias? Os gestores das empresas conhecem os riscos associados as TI? Enfim, podemos fazer centenas de perguntas para analisar-mos o nível de maturidade das TI nas empresas nacionais.

empresas IT

Muito se tem falado relativamente à Administração de TI (COBIT), boas práticas de gestão e serviços (ITIL, ISO 20000), segurança da informação (ISO 27000), gestão de projectos (Guia PMBOK), desenvolvimento de Software (SCRUM), gestão de riscos (ISO 31000), entre outras, que quando aplicadas e utilizadas nas organizações geram benefícios, melhorias estratégicas, maturidade nos processos, planeamentos, transparência, entre outras vantagens.

A questão é que a maioria das PME, e até algumas empresas maiores, utilizam a TI apenas como um ponto de suporte para as operações, ou seja, a TI é tratada como uma área secundária e não como uma área estratégica para a empresa.

Normalmente estas empresas não possuem firewall, antivírus corporativo, sistema de backup, controlo de navegação, política de segurança da informação, documentação da infraestrutura tecnológica, relatório de riscos, planeamento de investimento, servidores empresariais, entre outras situações que são vitais para as empresas nos dias que correm.

Digo vitais, pelo simples fato de que 99% dos processos e operações de uma organização serem executados digitalmente e suportados por alguma tecnologia de informação.

Mesmo em ambientes simples com poucos utilizadores e computadores, é cada vez mais necessário ter uma estrutura de TI, já que os riscos de problemas com vírus, ataques, fuga de informação, paralisação dos sistemas, indisponibilidades, perda de informações, etc, criarão um impacto brutal no negócio da empresa, gerando naturalmente prejuízos (financeiros, imagem, reputação), cancelamento de contratos, utilizadores parados, clientes descontentes, entre outros.

Normalmente os gestores e os directores alegam não possuírem recursos suficientes para investir em TI, no entanto, se surgir um incidente (restaurar informação ou base de dados, avaria na rede por causa de pragas virtuais, indisponibilidade para emitir facturas a clientes, etc) que prejudique o negócio, uma das primeiras acções dos gestores ou directores das empresas é adquirir um novo produto ou serviço para corrigir o problema ou minimizar as consequências.

Trata-se de um cenário muito comum que normalmente se designa de TI Reativa ou por outras palavras “Apaga Fogos“, no qual as equipas de TI trabalham para resolver os incidentes que surgem de forma a manter o ambiente o mais operativo e disponível possível.

No entanto sempre que ocorre um novo incidente que prejudica as operações e o negócio da empresa, mais caro fica a recuperar e normalizar a situação se compararmos com um investimento pro-activo, que reduziria ou eliminaria as probabilidades do incidente aparecer.

Para os profissionais de TI, ou gestores que se enquadram nesta realidade e que não sabem como melhorar o ambiente de TI, descrevemos a seguir alguns conselhos que podem ajudar:

Soluções open source: É possível instalar e configurar uma firewall sem custos de licenciamento, sendo apenas necessário um computador com poucos recursos. Por exemplo o PFSense, é uma firewall com recursos muito interessantes de registo de navegação, configuração de regras e filtros, VPN, entre outros que, se forem configurados correctamente, irão aumentar a segurança da informação e o controlo dos dados entre a empresa e o ambiente externo.

Antivírus: Nunca é recomendado para um ambiente empresarial a utilização de soluções grátis quando se trata de antivírus, visto que a eficiência, detecção, combate a pragas virtuais, recursos e funcionalidades do produto não se comparam aos antivírus empresariais. Com um investimento pequeno (ex: 15€) é possível instalar um antivírus que permite combater os vírus, malwares, trojans e downloads com eficácia, aumentando assim a segurança do ambiente e diminuindo as hipóteses de haver paralisações e impacto negativos para a empresa.

Parceiros: Procurar parceiros especializados em soluções de TI, seja em termos de base de dados, firewall, antivírus, segurança da informação, backup, gestão de riscos, ERP, processos, entre outros. Trata-se de uma questão importante, já que estes parceiros possuem experiência de mercado e benchmarking para nos apoiar nos projectos e demandas realizando um trabalho compatível com o valor de investimento disponibilizado pelas organizações.

Suporte Técnico: É aconselhável que as empresas possuam um software para registar, classificar, acompanhar e fechar os incidentes, solicitações e mudanças que ocorrem diariamente. Se a TI não possui um software destes, provavelmente não existe um padrão e critérios para atender os pedidos de suporte, prioridade, evidências, registos das operações, comunicação com o utilizador, entre outros factores essenciais para uma boa gestão dos serviços de TI. Mais uma vez, existem softwares open source que podem realizar este papel, tal como o SpiceWorks.

Planeamento: Criar um planeamento das actividades que devem ser realizadas na semana ou no mês, tais como, actualizações do Sistema Operativo nos postos de trabalho e servidores, configuração da impressora de rede, instalação de um novo programa, análise e correcção do backup, verificação da garantia dos servidores e postos de trabalho, orçamento de novas aquisições, entre outras, irá facilitar a gestão e organização das actividades e evitar o esquecimento ou prioridade em actividades menos graves.

Investimentos: Normalmente em TI não se fala em investimentos, no entanto os computadores ficam ultrapassados, os sistemas ficam obsoletos (tal como por exemplo o Windows XP e o Office 2003 que ficarão sem suporte e actualizações a partir de Abril de 2014), novas demandas surgem nas áreas de negócio, manutenção do ambiente de TI, renovação de garantia e contratos. Enfim, o investimento em TI deveria fazer parte de qualquer empresa. É importante criar um planeamento estratégico com os investimentos necessários (renovação garantia, contratos, suporte, software, etc…), investimentos de melhorias (aquisição antivírus, aquisição servidores, serviços de TI, novas licenças do ERP, novo link de Internet, entre outros) e, em cima de cada ponto destacado no plano de investimento, apontar os riscos inerentes, impacto para o negócio, melhorias que proporcionarão benefícios dos novos recursos, sendo estes traduzidos em linguagem de negócios para apresentar aos directores/gestores da organização. Só assim é que entenderão o porquê de tal investimento e quais os benefícios que o investimento terá para a organização.

Finalmente, tentamos apresentar algumas formas que os profissionais de TI podem utilizar para melhorar o ambiente de TI e, consequentemente, a operação, disponibilidade e segurança nas organizações. Aproveitamos também para deixar uma última dica que é a de realizar reuniões periódicas com gestores, pessoas chaves e directores para saber basicamente como anda a TI, o que eles esperam dela, quais os aspectos que têm gerado descontentamento, o que pode ser melhorado, quais as expectativas deles em relação à TI, verificar se existe algum projecto ou plano estratégico onde será necessário mais recursos de TI, entre outros. Desta forma, além de mostrar proactividade, é possível estar integrado com o que se passa na empresa conseguindo alinhar um pouco mais a TI ao Negócio.

 

 O que pensa dos investimento que as empresas fazem nas TI ?

 

Será que as empresas têm consistência dos riscos que correm?

António Almeida

António Almeida

Licenciado em engenharia Informático e Telecomunicações, mestre em Sistemas e Tecnologias de Informação e doutorando em Informática é um apaixonado por todo o tipo de tecnologia. Apostava na troca de informações e acaba de criar uma rede de informáticos especialistas interessados em tecnologia.

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